Trabalho hacks do G Suite: tornar as reuniões mais eficientes.

No trabalho, passamos muito tempo com as reuniões - desde agendá-las e hospedá-las até o acompanhamento das tarefas após elas serem encerradas.

Na verdade, o CEO médio de tecnologia trabalha 14 horas por dia, 300 dias por ano, e quase 30% dessas horas são gastas em reuniões. É difícil dizer quanto desse tempo realmente é gasto sendo produtivo, então os hacks deste mês se concentram em como tornar suas reuniões mais eficientes.

1. Configure sua reunião mais rapidamente, ignorando o agendamento

Coordenar um horário de reunião que funcione para o grupo pode ser tedioso. Por que suas ferramentas de produtividade não fazem isso para você? Em vez de coordenar manualmente a disponibilidade para sua equipe, use as ferramentas de agendamento no Google Agenda e no Hangouts, como o Localizar um horário, e o bot inteligente @meet .

Com a opção Encontrar um horário, você pode ignorar o agendamento e pedir ao Calendário para sugerir inteligentemente os horários que funcionam para sua equipe, independentemente dos fusos horários. Basta acessar o aplicativo Agenda , digitar os nomes dos membros da equipe com os quais deseja agendar uma reunião e clicar na opção "Encontrar um horário". Selecione o horário que funciona melhor e um convite será enviado automaticamente.

Você também pode usar o recurso Encontrar um quarto para reservar uma sala de conferência. No Calendário, clique em "Adicionar um quarto" e selecione o espaço que você deseja encontrar, e o quarto será reservado em seu nome. 

Outra opção é usar o novo @meet bot, que localiza e agenda reuniões para sua equipe no bate-papo do Hangouts (agora disponível para clientes do G Suite por meio do programa Early Adopter ). Simplesmente envie uma mensagem para @meet e peça para agendar um horário para sua equipe. Envia um convite e inclui um link para o Hangouts Meet. Dessa forma, quando você estiver pronto para iniciar sua reunião, poderá participar instantaneamente sem precisar se preocupar com downloads ou plug-ins.

2. Atribuir trabalho mais rapidamente à sua equipe

Você pode se lembrar, num passado não tão distante, de designar um “anotador” designado durante as reuniões (ou talvez você fosse essa pessoa?). O trabalho do anotador era coletar anotações de todos, compilar e compartilhar tarefas com a equipe para manter os projetos em andamento. Fale sobre um sumidouro de tempo.

Você pode pular isso usando o Google Docs , que permite que todos façam anotações simultaneamente. Mas, mais importante, você pode ir além da simples gravação e mergulhar direto na atribuição de trabalho. É aí que comentários e itens de ação no Documentos Google podem ajudar.

Graças ao Natural Language Processing (NLP), o Documentos Google pode sugerir itens de ação de maneira inteligente. Por exemplo, quando você digita um comentário como "Emile para agendar um check-in semanal", o Documentos sugere inteligentemente Emile como o proprietário e permite que você atribua essa tarefa. Você também pode atribuir manualmente itens de ação nos comentários mencionando um nome e marcando a caixa "novo item de ação". As notificações são enviadas aos membros da equipe em seus laptops ou dispositivos móveis. Aqui está o que parece:

Itens de ação

3. Acompanhar e executar itens de ação

Atribuir tarefas é a parte fácil. Está seguindo e executando isso é difícil. Para facilitar, experimente o Chat, uma ferramenta de comunicação dinâmica que cria um espaço para as equipes discutirem e concluírem o trabalho fora do email ou das reuniões.

Você pode entrar no Chat, criar uma sala, discutir ideias com colegas de trabalho, compartilhar arquivos relevantes, filtrar e pesquisar discussões de projetos anteriores (para que nada seja perdido) e realizar mais. O bate-papo é integrado às ferramentas do G Suite, como Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações e muito mais, além de aplicativos de terceiros que também se agrupam para que você possa usar seus apps favoritos sem precisar alternar entre as guias.

Fonte: Blog Google